Les relances des clients sont des problématiques majeures auxquelles sont confrontées la plupart des entreprises. En effet, bien que le recouvrement de créances soit crucial pour la trésorerie de ces dernières, il est tout aussi important de le faire tout en préservant la relation client. Il est donc impératif pour l'entreprise d'avoir une bonne gestion dans le recouvrement des factures restées impayées.
Les préalables avant de relancer vos clients
Il est généralement recommandé de prévoir un processus de recouvrement de créances dès le début de vos activités. Pour une entreprise, bien planifier la relance des clients présente certains avantages. Il permet entre autres de minimiser les retards de paiement, d'éviter le plus possible les cas de dettes non réglées et d'alimenter la trésorerie. Ainsi, pour que la procédure soit totalement couverte par la loi, il faut que vos factures soient établies conformément à la réglementation en vigueur. De plus, elles doivent porter les mentions légales comme le délai de paiement et les pénalités en cas de retard.
Les moments propices pour relancer un client
Généralement, tant que le client ne dépasse pas le délai prévu sur la facture, vous ne pouvez pas déclencher un recouvrement. Ainsi, la procédure ne peut pas être lancée trop tôt. Dans le même temps, il faut éviter d'atteindre la période de prescription. Au-delà de ces conditions, le moment à partir duquel vous pouvez relancer un client est fonction de certaines règles qui varient suivant la nature de ce dernier. S'il s'agit d'un particulier, il est tenu de respecter la date d'échéance préciser sur la facture.
Par contre, s'il est question d'une transaction entre professionnels, différents cas peuvent se présenter. Il peut arriver que le client accepte que le paiement soit comptant. Dans ce cas, dès lors qu'il ne vous paie pas le jour de votre prestation, vous pouvez le relancer. S'il s'agit plutôt d'un paiement à réception, la relance peut être faite une semaine après le jour de la livraison. Dans l'éventualité où le delai de paiement serait omis sur la facture, il vous faut patienter 30 jours à partir du jour de la transaction. Enfin, si vous aviez conclu un accord (concernant l'échéance) avec le client, le déclenchement de la procédure ne peut être fait que 60 jours après le jour de production de la facture.
Il est important de préciser que pour être recouvrables, vos créances doivent respecter des spécificités bien définies. Premièrement, il faut qu'elles soient incontestables. C'est-à-dire que vos clients ne peuvent en aucun cas les remettre en cause. Elles doivent aussi être quantifiables. Cela suppose qu'elles sont convertibles en devises. Enfin, il faut que les délais prévus ne soient pas respectés et que vous puissiez identifier clairement les clients concernés.
Les techniques de recouvrement à l'amiable
Pour beaucoup de petites et moyennes entreprises, réussir à recouvrer les impayés peut vite devenir vital. Toutefois, il faut éviter de perdre son sang-froid et de passer ses nerfs sur ses débiteurs. Ceux-ci peuvent simplement avoir oublié l'échéance et alors un simple appel suivi d'une lettre de rappel pourrait décanter la situation. Vous devez donc rester courtois aussi bien dans vos paroles que dans vos écrits. S'il s'avère que ce rappel reste sans réponse positive, vous pouvez envoyer une deuxième lettre de rappel après une durée de 15 jours. Diverses raisons peuvent justifier le silence de votre débiteur. Quoi qu'il en soit, n'hésitez pas à lui adresser la deuxième lettre. Elle pourrait vous servir de preuve pour la suite. Si 21 jours après les précédents rappels les factures sont restées impayées, vous pouvez encore envoyer une troisième et dernière lettre de rappel.
Les démarches judiciaires
Dès lors que la procédure à l'amiable ne porte pas de fruits, vous pouvez passer au niveau supérieur. Comme premier acte à poser, pensez à adresser une mise en demeure à chacun des clients concernés. Celle-ci doit impérativement comporter les mentions légales nécessaires (vos coordonnées et celles du débiteur, un délai bien défini…), afin d'avoir une valeur juridique. Elle doit également envoyer sous forme de lettre recommandée. L'accusé de réception est aussi nécessaire. Une fois le délai de la mise en demeure dépasser, vous pouvez saisir la justice. Différentes options s'offrent à vous en fonction du montant de la facture. Si celui-ci est inférieur à 4000 euros, vous pouvez saisir un huissier de justice.
D'un autre côté, vous avez aussi la possibilité de saisir directement le tribunal de commerce. Pour ce faire, vous devez envoyer une requête au tribunal dont la juridiction couvre le domicile de votre débiteur. Le juge en charge de l'affaire pourrait alors émettre une injonction de payer, à transmettre à votre débiteur. La procédure judiciaire peut également l'apparence d'un référé-provision ou d'une assignation en paiement.